Izimi, de digitale kluis

Izimi is een applicatie (website en app) ontwikkeld door het Belgisch Notariaat om als digitale kluis te fungeren, een sterk afgeschermd stukje internet waar je belangrijke documenten kunt bewaren en beheren. Izimi is gratis en niet commercieel opgevat en biedt een oplossing voor mensen die belangrijke documenten niet graag (alleen) fysiek bewaren. Bovendien biedt de app je een digitale communicatielijn met het notariskantoor waar je klant bent en kun je ook met hen makkelijk en veilig gegevens uitwisselen.

Hoe werkt het?

Aanmaken account en creëren van persoonlijke Izimi-omgeving

Omdat je vertrouwelijke gegevens op Izimi plaatst is het van belang om eerst en vooral jouw persoonlijke ruimte te creëren op het platform. Dat doe je door een account aan te maken via de website https://www.izimi.be/nl/maak-je-izimi-account-aan/, met behulp van een kaartlezer en jouw eID of de app Itsme.

Zodra je een persoonlijke account hebt aangemaakt en jouw eigen Izimi-omgeving gecreëerd hebt, kun je verder aan de slag. Izimi biedt volgende mogelijkheden:

  • Toevoegen en beheren van contacten
  • Toevoegen en beheren van documenten
  • Regelen van kluisoverdracht bij overlijden
  • Certificatie van documenten

Toevoegen en beheren van contacten

Omdat je voor ieder document afzonderlijk kunt bepalen wie toegang tot het document krijgt, is het van belang om contactpersonen aan te maken binnen je persoonlijke Izimi-omgeving. Dat kan het notariskantoor zijn waar je klant bent, maar ook familieleden en vertrouwenspersonen kun je eenvoudigweg toevoegen. Bij het aanmaken van jouw persoonlijke account krijg je trouwens de mogelijkheid om een notaris aan te duiden als jouw bevoorrechte contactpersoon (= referentienotaris). Let wel: deze notaris heeft geen toegang tot jouw profiel op Izimi en kan ook niet aan de documenten die je er op hebt gezet als je ze niet met hem/haar hebt gedeeld.

Toevoegen en beheren van documenten

Documenten die je in de digitale kluis wilt bewaren, moet je in jouw persoonlijke Izimi-ruimte ‘uploaden’. Denk hierbij bv. aan documenten zoals de aankoopakte van je huis, arbeidscontracten, notariële aktes, diploma’s, testamenten, fiscale documenten, bankafschriften, loonfiches, … Je krijgt hiervoor gratis 1 gigabyte opslagruimte ter beschikking in je persoonlijke Izimi-omgeving, wat ruimschoots voldoende is. Om het overzichtelijk te houden – ook als je veel documenten online bijhoudt in Izimi – is de digitale kluis onderverdeeld in verschillende categorieën (persoonlijk, financiën, bezittingen, mijn woning, …). Zo vind je snel alles terug.

Documenten die je op Izimi zet, moeten ook beheerd worden. Dat betekent dat je voor jezelf moet nagaan wie tot welk document toegang moet krijgen. Jij bepaalt zelf per document wie er toegang heeft. Je kunt deze toegang op elk moment wijzigen.

Elk notariskantoor in België heeft trouwens ook een eigen Izimi-omgeving. Daardoor kun je met hen op een veilige manier gegevens uitdelen.

Regelen van kluisoverdracht bij overlijden

Bij het aanmaken van je account wordt automatisch ook jouw persoonlijk profiel aangemaakt. In dat profiel kun je aangeven wie na jouw overlijden toegang mag krijgen als beheerder van de kluis. Als je kiest voor de standaardoptie, dan is er overdracht naar jouw rechtstreekse erfgenamen. De inhoud van de kluis is immers een volwaardig deel van je nalatenschap. De notaris die je in Izimi hebt aangeduid als jouw referentienotaris zal hiervoor contact opnemen met alle erfgenamen.

Je kunt in je profiel echter ook de optie ‘vernietiging van de kluis’ aanduiden. In dat geval wordt de inhoud 10 dagen na jouw overlijden vernietigd.

Certificatie van documenten

Bij digitale documenten is de herkomst vaak moeilijk vast te stellen. Daardoor is de garantie dat documenten wel degelijk afkomstig zijn van de bron waarvan je veronderstelt dat ze afkomstig zijn moeilijk te verkrijgen. Nochtans valt of staat de waarde van het document met de vastgestelde authenticiteit ervan.

Gelukkig zijn notarissen beëdigd en bij wet gemachtigd om documenten te legaliseren. De notaris staat dan bij uitoefening van zijn ambt borg voor de juistheid en echtheid van de gegevens. Dat kan zowel bij fysieke documenten als ook bij online documenten die in een persoonlijke Izimi-omgeving ondergebracht werden.

In de meeste gevallen zal er een partij zijn die om de certificering vraagt. Naargelang de aard van het document kan dat een andere notaris zijn, maar ook een boekhouder, een bankier, een patrimoniumbeheerder, een vastgoedmakelaar, … Indien dat het geval is, neem je zo snel mogelijk contact op met je notaris. Hij/zij zal je dan inlichten over hoe een certificering werkt en wat de mogelijkheden zijn. Bij online documenten in de Izimi-omgeving krijgt het betreffende document een voorblad met daarop de gegevens van de digitale certificering. Om de certificering betrouwbaar te maken, tekenen zowel de notaris die borg staat als Fednot (die Izimi beheert) digitaal. Ten slotte wordt de certificering voorzien van twee digitale tijdstempels. Op die manier weten de betrokken partijen wanneer de certificering werd uitgevoerd en afgetekend door de borgstellende notaris en Fednot.

Veiligheid

Izimi is overduidelijk een omgeving waar privacygevoelige documenten op bewaard en beheerd worden. Een sluitende beveiliging is dan ook essentieel. Izimi beschikt over het ‘ISO 27001-label’ dat de verplichtingen inzake het management van de informatiebeveiliging vastlegt. Het label garandeert op deze manier dat Izimi er alles aan doet om de gegevens gedeeld op het platform op een veilige manier te beheren.

Zo wordt elk document opgedeeld in verschillende kleinere bestanden en apart versleuteld. Bovendien worden al deze kleine ‘brokjes’ van elektronische informatie ook nog eens op aparte schijven bewaard in de datacentra van Izimi. Op die manier is het heel erg moeilijk en tijdrovend voor bv. hackers om informatie te verzamelen.
Daarnaast worden alle documenten tussen de drie datacentra van Izimi gekopieerd, zodat jouw gegevens nog altijd beschikbaar zijn als er zich op één van de datacentra een kritiek probleem voor zou doen.

Alle documenten die je op Izimi zet, worden overigens eerst gescand op virussen en andere schadelijke bestanden zoals malware (computercode die dient om in te breken in andere computers). Als het antivirusprogramma een schadelijk of verdacht bestand ontdekt in het document dat je wilt uploaden, dan zal het bestand geweigerd worden en krijg je een melding.

Izimi moet vanzelfsprekend ook voldoen aan de Europese regels inzake privacy (GDPR-wetgeving). Een uitgebreide toelichting over hoe Izimi met je gegevens aan de slag gaat, welke verplichtingen het heeft en welke rechten jij hebt, vind je hier terug.

Sereniteitsgarantie

Als je een persoonlijke omgeving hebt aangemaakt in Izimi, dan worden alle aktes die je sinds 2015 hebt ondertekend bij een notaris in jouw persoonlijke digitale kluis gezet. Toekomstige notariële aktes komen automatisch, dus zonder dat je daar nog zelf stappen voor moet ondernemen, in jouw kluis terecht.

Bedenkingen

Izimi kan als online applicatie een waardevolle aanvulling zijn om belangrijke documenten op een veilige manier te bewaren en te beheren. Een belangrijk aspect dat echter niet uit het oog verloren mag worden, is dat de applicatie het belang van een open communicatie met de omgeving niet vervangt. Wie documenten uploadt en deelt met anderen via Izimi doet er goed aan om de betrokken personen eerst te informeren en te bevragen:

  • Ziet de betrokken persoon het wel zitten dat je bepaalde documenten deelt?

  • Liggen bepaalde beslissingen mogelijk niet gevoelig in de naaste omgeving? Bv. waarom je een bepaald document met iemand wel en met iemand anders niet deelt?

  • Wat zijn mogelijk praktische gevolgen van het feit dat je een document met iemand deelt? Bv. een eigendomsakte van je huis delen met één van de kinderen omdat je het bij overlijden aan hem/haar nalaat.



Izimi claimt dat de documenten op een 100% veilige manier bewaart. Op de website van Izimi kun je onder de rubriek ‘FAQ’ (meest gestelde vragen) het thema ‘veiligheid’ selecteren, waarbij je meer te weten komt over de manier waarop er aan veiligheid gewerkt wordt. De uitleg oogt indrukwekkend en het is goed dat Fednot openlijk communiceert hierover, al is deze informatie deels enkel voor de kenner begrijpelijk. De realiteit zal moeten uitwijzen of deze claim terecht is, al moeten we ervan uitgaan dat geen enkel online platform voor de volle 100% veilig is. Daartegenover staat dat ook fysieke documenten verloren kunnen gaan, gestolen kunnen worden, …

Wie aan de slag wil met Izimi is vooralsnog vooral op zichzelf aangewezen. Ook al is zowel de online applicatie via de website als de app voor smartphones erg gebruiksvriendelijk en wijst het meeste zichzelf wel uit, dan nog is een goede gebruikershandleiding of een duidelijke instructievideo geen overbodige luxe ... zeker in een wereld waarin nog niet alle mensen digitaal mee zijn. Hier ligt mogelijks een kans voor OKRA, al is het in de eerste plaats aan Fednot om te voorzien in deze informatie. Deze vraag zullen we als OKRA dan ook aan hen stellen.