Privacy en GDPR in jouw trefpunt

Privacy is belangrijk, ook in jouw trefpunt

Inschrijvingen voor het paasfeest, een wandeling op donderdag, de ledenlijst, een lijst met losse medewerkers die graag een handje toesteken, enz. In jouw trefpunt, maar ook op het streekpuntniveau en algemeen niveau van OKRA en OKRA-SPORT+ beschikken we over heel wat persoonsgegevens: namen, telefoonnummers, rekeningnummers, bestuursfuncties, foto’s… Gegevens die we nodig hebben om onze werking te garanderen, maar die gevoelig zijn en de privacy kunnen schenden.

Zorgvuldig en doordacht omgaan met de privacy van persoonsgegevens, is uiterst belangrijk. Dat weten jij en ik. Met de komst van de GDPR[1], de Europese verordening rond de bescherming van persoonsgegevens, moeten organisaties voldoen aan enkele plichten. De personen over wie je gegevens bijhoudt, hebben daarnaast heel wat duidelijkere rechten. Sinds eind mei 2018 geldt deze wet ook in België. Ook vzw’s en feitelijke verenigingen zoals OKRA-trefpunten en hun sportclubs (aangesloten bij vzw OKRA-SPORT+) moeten in orde zijn.

We bieden je vanuit OKRA en OKRA-SPORT+ graag de nodige ondersteuning aan. Via de brochure en bijhorende tools, zorgen we ervoor dat jouw trefpunt quasi automatisch in regel zal zijn met de nieuwe wetgeving.

[1] GDPR staat voor General Data Protection Regulation of in het Nederlands de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Stappenplan

Onze brochure ‘GDPR in je lokale afdeling’ geeft je een duidelijk beeld over de aanpak in jouw trefpunt.

• In het eerste deel (‘Rechten en plichten’) krijg je meer info over de nieuwe wetgeving. We staan stil bij de rechten die iedereen heeft en de plichten die jij als trefpunt hebt als je gegevens van mensen bijhoudt. Dit is vooral achtergrondinformatie.
• In het tweede deel (‘Wat moet je trefpunt zeker hebben?’) lees je wat het minimum is dat je trefpunt moet hebben.
• Als jouw trefpunt veel gegevens van mensen bijhoudt, dan vind je in het derde deel (‘Houdt jouw trefpunt veel gegevens bij?’) alles wat je moet weten om je in orde te stellen.
• In het vierde deel vind je meer informatie over nieuwsbrieven, foto’s en beeldmateriaal.

Vooraf ingevulde tools

Word je al duizelig in je hoofd als je al die verplichtingen oplijst? Maak je geen zorgen! Het is niet de bedoeling dat iedereen het warm water gaat heruitvinden. We willen je zo min mogelijk belasten met de administratieve uitvoering die GDPR met zich mee brengt. Daarom bieden wij je graag tools aan op maat van onze organisatie.

Deze tools zijn gepersonaliseerd en vooraf ingevuld. Het enige wat we van jou vragen is om de gegevens van je trefpunt toe te voegen en na te kijken of alle informatie van toepassing is. Zijn er bepaalde criteria niet van toepassing, dan mag je die schrappen. Ontbreken er bepaalde zaken? Dan mag je ze toevoegen.

We bieden je volgende - op maat gemaakte - OKRA-tools aan:

• Een vragenlijst voor de opmaak van een inventaris.
• Het gegevensregister (voor leden, vrijwilligers, deelnemers aan activiteiten, communicatie en promotie).
• Een privacyverklaring (vervat in één document, voor alle gegevens).
• Een datalekformulier.

Let wel op: OKRA vzw en vzw OKRA-SPORT+ zijn twee aparte vzw's. Het is dus belangrijk dat je voor de werking van je sportclub (aangesloten bij OKRA-SPORT+) een apart register van gegevensverwerking en privacyverklaring opstelt. Deze documenten zullen voor je sportwerking wellicht minder uitgebreid zijn dan voor je werking binnen OKRA. Klik hier om te bekijken hoe je de tools* van OKRA-SPORT+ kan ontvangen.

OKRA vzw & OKRA-SPORT+vzw

Ook op vzw-niveau vinden we de bescherming van jouw privacy en die van al onze leden belangrijk, net zoals je op de hoogte te brengen van hoe je gegevens verwerkt worden en waarom. We bieden je hierover graag meer transparantie en controle via onze privacyverklaringen:

• privacyverklaring OKRA
• privacyverklaring OKRA-SPORT+

Privacy voorop

Het is cruciaal dat er in elk trefpunt een cultuur is van respect voor de privacy van mensen waarmee je te maken krijgt. 
Ga altijd zorgvuldig om met persoonsgegevens, gooi ze nooit zomaar te grabbel!

Vragen?

Heb je nog bijkomende vragen hierover? Aarzel dan niet om ons te contacteren. Je kan ons per mail bereiken via

• OKRA: privacy@okra.be
• OKRA-SPORT+: privacy@okrasportplus.be

Hier vind je de documenten: https://drive.google.com/drive...